LMT Europe S.r.l Activity Based Management

Una metodologia ed un sistema integrato per raggiungere tutti gli obiettivi

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Ultime Notizie

01/06/2017 - 11:35

Inaugurata prima versione del sito per smartphone.

18/05/2017 - 16:40

Nuova funzionalità: Attività georeferenziabili e rappresentabili su mappa.

01/05/2017 - 15:33

Nuova funzionalità: Gestione Gantt per la rappresentazione delle Attività.

18/04/2017 - 10:15

Miglioramento funzionalità: Nuova gestione del Tree View con funzionalità potenziate per agevolare l'operatività.

16/03/2017 - 09:30

Nuova procedura di login: l'Ambiente viene richiesto una volta effettuata la procedura per garantire la privacy dell'utente.

16/06/2016 - 10:21

Sono stati aggiunti nuovi esempi di personalizzazione del flusso operativo.

20/04/2016 - 15:40

Da lunedì 25 aprile diventerà operativa la funzionalità di registrazione per l'ottenimento di informazioni legate alle novità di SMS System. L'iscrizione è gratuita e sarà sempre possibile cancellare la registrazione.

20/04/2016 - 15:10

Inaugurato nuovo spazio dedicato alle ultime notizie relative a SMS System.
Nei prossimi giorni diventerà operativo.

Si tratta di una metodologia e di un’applicazione software integrata (SMS web) che hanno come scopo l’organizzazione del lavoro finalizzata ad ottimizzare il tempo e le risorse impiegate per ottenere gli obiettivi prefissati.

La metodologia è stata sviluppata e perfezionata in circa 25 anni grazie ad una continua applicazione e sperimentazione in situazioni professionali reali che hanno coperto contesti operativi che vanno dalle piccole organizzazioni locali a contesti industriali e di servizio internazionali di notevoli dimensioni.

E’ stata anche utilizzata in situazioni personali o familiari nell’ottica di gestire e vivere meglio la propria vita privata conciliandola con quella professionale e comunque con l'obiettivo primario di ridurre al minimo ciò che viene lasciato al caso.

Tutti i contenuti della metodologia sono stati rigorosamente sperimentati ed applicati da chi l'ha ideata e sviluppata e dalle centinaia di professionisti con i quali abbiamo avuto a che fare nel corso degli anni. Lo stato dell’arte della metodologia e dei relativi strumenti operativi che verranno proposti sono il frutto di un’evoluzione continua basata su studi specialistici, su esperienze dirette e sui preziosissimi consigli e feedback delle persone che l’anno utilizzata e la utilizzano tuttora sul campo.

La metodologia si rivolge indifferentemente a chi ha il compito di ottenere degli obiettivi avendo a disposizione strutture organizzative e risorse oppure a chi vuole ottenere i propri obiettivi personali o professionali sapendo di poter contare principalmente su se stessi e sul supporto di poche altre persone.

In particolare, la metodologia ed il relativo software vengono impiegati da vari anni riscuotendo un notevole successo per lo sviluppo dei sistemi e per la produzione e la gestione di tutta la documentazione tecnica nell’ambito del loro ciclo di vita. Questo sistema, ideato e sviluppato integralmente da LMT Europe, viene utilizzato in un’ampia gamma di contesti industriali anche come supporto fondamentale per l’ottenimento della certificazione dei sistemi secondo le normative di sicurezza internazionali.

SMS System consente di gestire, monitorare e tracciare Attività singole, progetti, traguardi o piani d'azione per la risoluzione di problemi o per l'ottenimento di obiettivi di qualsiasi dimensione.

ARGOMENTI

Alcuni campi di applicazione
Gli elementi fondamentali
Attività: l'elemento centrale del modello
Attività: un esempio di personalizzazione
Test Case (TC) - Check List

Piano di Test (PN)
Esecuzioni
Milestones
Progetti
Esempi di personalizzazione del flusso operativo

ALCUNI CAMPI DI APPLICAZIONE

Todo list e team working generale (Azienda, Partner, Clienti, Fornitori)
Sviluppo prodotto/servizio (tutte le fasi del ciclo di vita)
Verifica e Validazione, Testing, Check-list, Auditing e relativi piani d'azione
Messa in servizio prodotti/servizi (FAT, SAT, ecc.)
Gestione malfunzionamenti e segnalazioni dal campo (CRM)
Gestione piani di miglioramento (Kaizen)
Gestione della manutenzione (impianti, apparati, sistemi, ecc.)
Fornitura di servizi
Gestione della documentazione tecnica per il Cliente (manuali, datasheets, ecc.)

Gestione operativa e monitoraggio uffici/reparti
Supporto alla gestione delle procedure aziendali
Gestione della documentazione legata al processo (PDM)
Supporto alle decisioni ed alla condivisione delle informazioni
Supporto alla certificazione e mantenimento (ISO, SIL, ECM, …)
Supporto alla gestione operativa del Sistema Qualità
Project Management
Gestione Meetings (Convocazione, conduzione, decisioni, feedback)
RAMS (Reliability, Availability, Maintainability and Safety)

GLI ELEMENTI FONDAMENTALI

Gli elementi findamentali della metodologia sono:

COSA FARE

ATTIVITA'
MILESTONES
PROGETTI

VERIFICA E/O CERTIFICAZIONE DI CIO' CHE E' STATO FATTO

TEST CASE/CHECK LIST
PIANI DI TEST
ESECUZIONI

ATTIVITA': L'ELEMENTO CENTRALE DEL MODELLO

L'Attività è un'entità generica utilizzabile per vari scopi in funzione dalla specializzazione che gli viene attribuita. In ogni SISTEMA (organizzazione) possono convivere molteplici Attività con specializzazioni differenti in modo tale che i team di lavoro utilizzano un sistema di lavoro unificato attraverso il medesimo strumento avendo sempre a disposizione tutte le informazioni necessarie per l'ottenimento degli obiettivi.

Alcune specializzazioni delle Attività possono essere, ad esempio:

Azioni da effettuare
Obiettivi condividere e da ottenere
Malfunzionamenti da registrare
Nuove funzioni da implementare
Nuovi prodotti da sviluppare
Pro memoria (post-it)
Contenitori per archiviare informazioni e/o documenti
Richieste di servizi

Richieste di informazioni
Verbali di riunione
Offerta da scrivere
Ordine da ricevere
Pagamento da monitorare
Evento da organizzare
Altro...

Il primo elemento che caratterizza un'Attività viene denominato AREA.

Ad ogni Attività è possibile associare un'Area e nel ciclo di vita dell'Attività, in funzione delle necessità operative, la relativa Area può essere modificata. L'Area identifica e contraddistingue ogni Attività allo scopo di metterne in evidenza il tipo di utilizzo oppure l'obiettivo che si prefigge.

Attraverso l'Area l'Attività viene caratterizzata ad alto livello definendone il tipo di utilizzo/scopo per la quale viene utilizzata. Se si pensa al LEGO, l'Area definisce che tipo di mattoncino rappresenta la singola Attività.

Le Aree vengono definite autonomamente dall'organizzazione in funzione delle effettive esigenze.

Alcuni esempi di Aree possono essere:

Archivio - In questo caso ogni Attività di tipo Archivio verrà utilizzata come contenitore di informazioni.
Bug - In questo caso l'Attività di questo genere viene utilizzata per rappresentare e gestire un malfunzionamento (di un prodotto, di un servizio, di un software, ecc.)
Pro memoria - le Attività alle quali è stata associata questa area vengono utilizzate per rappresentare dei semplici pro memoria
Offerta - in questo caso l'Attività contiene tutte le informazioni relative alle offerte che devono essere scritte e gestite dai Commerciali dell'organizzazione. Questa Area rappresenta quindi una specifica azione e non l'archivio delle offerte. Le Attività di questo tipo contengono tutti gli elementi per arrivare alla formulazione di un'offerta (preventivi, tabelle, richieste di offerta, requisiti, specifiche, ecc.) e rappresentano tutte le offerte in gestione.
Sviluppo di una nuova funzione - le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare sviluppi di nuove funzioni.
Documentazione - l'Attività in questo caso viene utilizzata per la gestione della documentazione: scrittura di un nuovo documento, modifica, verifica, correzione, ecc.
Sviluppo di servizi - le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare sviluppi di servizi.
Amministrazione - le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare azioni di tipo amministrativo.
Marketing - le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare azioni di tipo marketing.
Richiesta di servizio - le Attività di questo tipo vengono utilizzate per rappresentare richieste di servizi.
Change Request di un prodotto/servizio/software - le Attività di questo tipo vengono utilizzate per richieste di modifiche.
Altro...

Il MODULO rappresenta il secondo elemento che caratterizza ogni Attività e serve per definire dove viene applicata.

Anche i Moduli possono essere definiti nell'ambito di ogni organizzazione in funzione delle specifiche necessità.

Alcuni esempi di Moduli possono essere:

Clienti (per esempio: Cliente 1, Cliente 2, Cliente n, ecc.)
Fornitori (per esempio: Fornitore 1, Fornitore 2, Fornitore n, ecc.)
Reparti produttivi (Assemblaggio, Verniciatura, Presse, ecc.)
Funzioni Aziendali (Amministrazione, Commerciale, R&D, Stabilimento 1, Stabilimento 2, ecc.)
Prodotti (Prodotto 1, Prodotto 2, Prodotto n, ecc.)
Servizi (Spedizioni, Audit, Pianificazione, Pulizie, ecc.)
Sistemi software(HMI, Libreria 1, Libreria 2, Elaborazione, DB, ecc.)
Tipi di Archivi (Offerte, Procedure Aziendali, Norme, Bilanci, Personale, ecc.)
Altro...

l ciclo di vita dell'Attività viene specificato attraverso un elemento denominato STATO.

Ogni Attività, indipendentemente dalla tipologia che gli viene attribuita (Area) e dove viene applicata (Modulo) si evolve nel tempo secondo una sequenza di stati ai quali viene dato un significato ben preciso. Tale sequenza viene rappresentata attraverso un Diagramma di Stato.

Ogni organizzazione, in funzione delle proprie esigenze, può definire il Diagramma di Stato delle proprie Attività; nel seguito viene riportato il modello più versatile ad oggi utilizzato.

SMS System - Personalizzazione dell'Attività

L'Attività è caratterizzata quindi da un alto livello di personalizzazione
per adattarla alle varie esigenze operative

SISTEMA
AREA
MODULO
STATO

L'Attività diventa l'unico sistema per definire, chiedere, condividere, prendere decisioni e … molto altro.
Attraverso l'Attività verranno ridotti drasticamente:

Mail, allegati e relative “propagazioni”…
Verbali di riunione
Documenti eterogenei
Post-it
Telefonate
e ... molto altro

La caratterizzazione delle Attività attraverso gli elementi definiti fino a questo punto consente di predisporre l'ambiente di lavoro in funzione delle necessità operative e degli obiettivi dell'organizzazione. A questo punto ogni risorsa conosce la personalizzazione degli elementi messi a disposizione ed è predisposta a parlare e comprendere un linguaggio di lavoro comune.

Evidentemente il processo di personalizzazione è dinamico e verrà affinato progressivamente nel corso del tempo con l'utilizzo del modello e del relativo strumento; per questo motivo non è necessario cercare subito una personalizzazione completa e definitiva perché questa arriverà con il tempo. L'aspetto importante è che ogni risorsa conosca molto bene tutti gli aspetti di personalizzazione definiti fino a quel momento e ne comprenda appieno il significato che gli è stato dato. Con l'utilizzo, ogni persona potrà poi fornire elementi utili per il perfezionamento della personalizzazione.

ATTIVITA': UN ESEMPIO DI PERSONALIZZAZIONE

SMS System - Un esempio di personalizzazione

TEST CASE (TC) - CHECK LIST

L'elemento Test Case (TC) consente di definire esaustivamente le modalità di esecuzione di un test da applicare ad un modulo software, ad un prodotto, ad un servizio, ecc. in modo da poterne verificare e certificare la rispondenza di una determinata caratteristica (funzionamento, comportamento, aspetto, dimensioni, ecc.) rispetto ad uno o più requisiti di riferimento.

Ogni TC contiene tutte le informazioni necessarie per poterlo eseguire e per definirne l'esito finale da parte del Tester che lo prenderà in carico.

E' possibile utilizzare il TC anche per scrivere delle semplici Check List che potranno essere utilizzate come pro-memoria tutte le volte che si devono eseguire una certa sequenza di operazioni.

Anche i TC sono caratterizzati da uno stato, il Diagramma di Stato del TC è il seguente.

SMS System - Diagramma di stato di un Test Case

PIANO DI TEST (PN)

I Test Case (TC) per poter essere eseguiti devono essere inseriti in un Piano di Test (PN); un Piano di Test non è altro che un raggruppamento di TC pronti all'uso e cioè che sono stati emessi (EME) dal loro autore. Il PN oltre all'elenco di TC che devono essere eseguiti contiene tutte le informazioni necessarie per la sua comprensione da parte dei vari Tester che lo applicheranno e tutte le informazioni relative al suo stato di avanzamento, per esempio il numero di esecuzioni (e relativo esito) per ogni TC presenti nel piano.

Anche il PN ha un suo Diagramma di Stato che lo caratterizza nella sua dinamica.

SMS System - Diagramma di stato di un Piano di Test

ESECUZIONI

Le Esecuzioni rappresentano lo strumento con il quale si applicano i Test Case presenti in un determinato Piano di Test e se ne certifica l'esecuzione di ogni singola istruzione sino al raggiungimento della sua fine: esito positivo nel caso in cui tutte le istruzioni sono state eseguite positivamente; esito negativo nel caso un'istruzione non abbia portato ai risultati attesi.

Le Esecuzioni, indipendentemente dal loro esito, verranno utilizzate anche per registrare tutte le note di esecuzione del Tester:

note generali
note legate alle singole istruzioni
note di miglioramento del test e/o del prodotto stesso

Ogni Esecuzione viene identificata univocamente e risiede permanentemente nel sistema. Per ogni Esecuzione che si conclude con esito negativo deve essere associata ad un piano d'azione esplicito (una o più Attività) volte alla comprensione del problema, alla definizione del piano per la sua risoluzione ed infine la definizione delle modalità per verificare l'effettiva risoluzione del problema. Quest'ultimo aspetto potrà essere gestito attraverso una nuova esecuzione del test che ha evidenziato il problema oppure, a seconda dei casi, alla scrittura di uno o più Test Case specifici.

MILESTONES

La Milestone (MS), così come richiamato dal nome, rappresenta l'elemento per la definizione di un obiettivo da raggiungere. Nella logica del modello SMS System quindi potrà contenere, a seconda delle necessità: Attività e Piani di test. Una Milestone potrà essere considerata chiusa quando tutti i suoi elementi che la costituiscono (Attività e/o Piani di Test) risultano tutti completati.

Questo elemento inoltre contiene tutte le informazioni generali per la sua gestione operativa quali, ad esempio: Responsabile, team, descrizione, date di inizio e fine ecc.

Le Milestones, essendo un elemento del tutto generalizzato, dal punto di vista gestionale ed operativo potranno essere utilizzate a seconda delle proprie necessità o a seconda delle proprie preferenze nel senso che potranno essere utilizzate ed evidenziate: secondo una logica di:

Project Management classico (GANTT)
logiche particolari quali, ad esempio: Lean Organization (Kanban, Sprint)

La dinamica delle Milestones viene rappresentata dal diagramma di stato seguente.

SMS System - Diagramma di stato delle Milestones

PROGETTI

I Progetti sono l' elemento che viene utilizzato per raccogliere una o più Milestones omogenee tra di loro e quindi consente di metterle in evidenza e gestirle nel suo insieme.

ESEMPI DI PERSONALIZZAZIONE DEL FLUSSO OPERATIVO

In questa sezione vengono riportati a titolo di spunto alcuni esempi di personalizzazione del flusso operativo in alcuni contesti applicativi. Si tratta di esempi semplificati ma che, in ogni caso, derivano da reali applicazioni.

La raccolta di esempi è in continuo aggiormaneto.

Per qualsiasi informazione su come adattare SMS system al proprio flusso aziendale scrivete a info@lmtesms.com. Vi risponderemo rapidemente senza nessun impegno.